Justitie maakt gebruik van ‘stukken’, maar maakt ook brokken. Verpaupering is al te vaak de twijfelachtige meerwaarde van gerechtelijke invordering schreef ik al in mijn allereerste opinie in De Morgen van 6 november 2009 . Ook vandaag kwam de verpauperingsspiraal aan bod bij Hautekiet. Die ontstellende cijfers waarvoor na gerechtelijke invordering tweeverdienen niet volstaat, vindt je ook op deze blog op de pagina ‘Justitie & Armoede’ met grafieken die kunnen tellen.

Zoals Jan Hautekiet en Ann Decraemer echter ook demonstreerden in hun boek ‘Weg met krommunicatie ! Heerlijk Helder‘ (Uitgave Polis) stoot de burger die naar justitie trekt echter niet alleen op een financiële muur, maar ook op de muur van woorden. Als de rechter je dan vraagt “waar zijn uw stukken”, bedoelt hij niet de onderdelen van je fiets maar ‘overtuigingsstukken’, dus de documenten die je voor je verdediging wil aanwenden. De vertaling van dat soort geheimtaal in het West-Vlaams (“stukken zijn geen brokken”) stond destijds op de website van mijn vredegerecht en nu nog altijd op de Wablief-pagina van deze blog.

Vooral bij de toepassing van de nieuwe wet bewindvoering, ontmoet ik steeds vaker een derde probleem: de ‘stukken’ van het dossier, dus alle paperassen die zich in het administratief en gerechtelijk dossier bevinden.

Eentje daarvan blijkt tegenwoordig uiterst leerzaam, zelfs iets té leerzaam.

Ik heb het hier vandaag over wat heel wat vrederechters nog steeds ‘het proces-verbaal van verhoor’ heten, soms zelfs ‘afstapping’. Omdat mensen met een gezondheidsprobleem geen verdachten, laat staan gangsters zijn, deed ik al eerder op Twitter een oproep om dat document gewoon ‘verslag van bezoek’ te noemen. Laat het evenmin een ‘proces-verbaal van plaatsbezoek’ heten, want het gaat hier niet om een burenruzie of overhangende takken...

Dat ‘proces-verbaal’ (voorzien in art. 1244 §2 Ger.W. ) is het verslag dat de griffier opstelt van het bezoek dat de vrederechter brengt aan de ‘te beschermen persoon’ en zijn familie hetzij bij het opstarten van een procedure voor bewindvoering, hetzij van zo’n ontmoeting (dan ook met de ‘vertrouwenspersoon’ van de ‘beschermde persoon’) in de loop van een bewindvoering.

Het is belangrijk te noteren dat dit verslag geredigeerd wordt door de griffier en niet door de vrederechter. De griffier is ook hier de ‘notaris van de zitting’ met een eigen verantwoordelijkheid. De griffier notuleert waarheidsgetrouw maar meestal niet letterlijk: uiteraard wordt vaak geresumeerd. Daaruit moet wel nog altijd een representatief beeld van het gesprek volgen.

De griffier kan ook door de rechter of één van de partijen uitdrukkelijk gevraagd worden een specifieke opmerking tekstueel te noteren.

De context van bewindvoering maakt dat hier geen sfeertje van ‘kruisverhoor’ mag ontstaan. Hier is immers een humane ‘zorgjustitie’ aan het werk, geen inquisitie ten aanzien van mensen met een gezondheidsprobleem of hun familie.

Het gaat er evenmin over om een juridisch debat te voeren, maar de feitelijke gegevens en leefomstandigheden van de betrokken persoon in beeld te brengen, om vervolgens in de beschikking met die gegevens juridisch om te gaan.

Wel doen alle opgeroepenen er goed aan te beseffen dat dit meestal meteen het enige moment is waarop zij ‘gehoord’ worden. Immers neemt de vrederechter de zaak dan na het bezoek meteen in beraad.

Blijkbaar worden familieleden daardoor nogal eens verrast en denken zij (ten onrechte) dat er nog een aparte zitting in de raadkamer van het vredegerecht doorgaat (wat overigens ook wel mogelijk is, maar niet noodzakelijk). Soms hebben ze dan het gevoel overrompeld te worden door een beslissing die ze niet zo snel zagen aankomen.

Wie nog opmerkingen wil maken of documenten wil voorleggen, doet dit dus best meteen ter gelegenheid van dat bezoek, of vraagt uitdrukkelijk uitstel op een klaar afgesproken datum om die gegevens bij een latere ‘zitting’ aan te bieden. Dat voorkomt misverstanden, teleurstellingen en nodeloze kosten van hoger beroep.

Twee problemen blijven echter steeds vaker voorkomen en dit naar aanleiding van het feit dat dit ‘verslag van bezoek’ niet automatisch naar de partijen wordt toegestuurd zoals dit bv. wél het geval is bij een ‘plaatsopneming’ (lees: plaatsbezoek’), en daar uitdrukkelijk voorzien is in art. 1014 & 949-951 Ger.W.

Die toezending zou al een tip kunnen zijn voor een optimalisatie van de wet.

Eerste probleem: de vermenging tussen het ‘verslag’ (dat partijen niet toegestuurd krijgen) en de beschikking.

Bepaalde vrederechters vermengen hun besluitvorming in de beschikking met gegevens van het verslag. Die gegevens zijn uiteraard deels de feitelijke basis voor die juridische besluitvorming, maar dan moeten de partijen die met de beschikking geconfronteerd worden, ook op een transparante wijze kennis krijgen van dat verslag.

Daaraan kan verholpen worden door het verslag – of het belangrijkste gedeelte daarvan – letterlijk te citeren in de beschikking. Wanneer echter louter verwezen wordt met dooddoeners als “zoals uit het proces-verbaal van verhoor blijkt” wordt te kort gedaan aan de grondwettelijke motivatieplicht en de noodzakelijke transparantie van de motivering.

De beschikking is dan immers pas begrijpelijk als de toegestuurde tekst daarvan gelegd wordt naast de (door partijen niet ontvangen) tekst van het verslag en dat is niet de bedoeling: de hele redenering die de vrederechter volgt moet uit de beschikking (het vonnis) blijken.

Tweede probleem: de weigering van bepaalde griffies om aan procespartijen of vertrouwenspersonen kopies van ‘stukken’ uit het gerechtsdossier en/of het administratief dossier af te leveren.

Dergelijke weigeringen zijn onaanvaardbaar, onbegrijpelijk, en flagrant in strijd met glasheldere wettelijke bepalingen en fair trial in het algemeen.

Vooreerst is er de algemene regel van art. 725 Gerechtelijk Wetboek die geldt voor het gerechtsdossier: “iedere partij kan zich een eensluidend verklaard afschrift van de stukken doen afgeven door de griffier die het dossier onder zich heeft. De rechter bepaalt de kosten van afschrift die voor begroting in aanmerking komen”.

Art. 1253/1 §1 & 3 Gerechtelijk Wetboek voorziet daarenboven specifiek binnen het kader van bewindvoering dat “§1 de beschermde persoon, diens vertrouwenspersoon en dienst bewindvoerder evenals de procureur des Konings hebben tijdens de duur van het bewind het recht inzake te nemen van het dossier bedoeld in art. 1253 op de griffie van het vredegerecht. Na het overlijden van de beschermde persoon komt dit recht toe aan zijn erfgenamen, de procureur des Konings evenals de notaris gelast met de vereffening en verdeling van zijn nalatenschap.

§2 De in § 1 bedoelde personen hebben tevens recht op het geheel of een gedeelte van het administratief dossier”.

In dat laatste dossier bevinden zich o.m. de verslagen, correspondentie en copies van beslissingen (zie de lijst van art. 1253 Ger.W.)

Terloops: enkel voor anderen die zich als ‘belanghebbende’ aandienen, is een verzoekschrift aan de vrederechter noodzakelijk (art. 1253/1 §2 Ger.W.).  In de praktijk blijken bv. toch nutteloze procedures nodig voor erfgenamen (bv. Vred. Overijse - Zaventem 22 06 2015, niet gepubliceerd, maar vermeld in de blog van 05 01 2016).

Belangrijk in verband met het ‘proces-verbaal van (verhoor, lees:) bezoek’: dit maakt géén deel uit van het ‘administratief dossier’, gelet op de (weliswaar niet-limitatieve) opsomming van art. 1253 Ger.w. waar dat proces-verbaal terecht niet vermeld wordt.

Immers gaat het om een procedurestuk omtrent een essentiële procedurestap en betreft het dus een onderdeel van het gerechtelijk dossier (zie art. 721,3° Ger.W.) waarop vervolgend niét de (administratieve) toelatingsregeling van art. 1253/1 Ger.W. van toepassing is, maar wel de algemene regel van art. 725 Ger.W.

Het zou onaanvaardbaar zijn en strijdig met de elementaire regels van de rechtspleging (fair trial) dat dit document (waarop de rechter steunt voor zijn uiteindelijke beoordeling) geheim zou blijven voor partijen - en overigens al wie er bij die gelegenheid gehoord werd. Het is elementair dat wie bij die oproeping aanwezig was, ook de accurate weergave van dit verhoor zou kunnen verifiëren - en om desgevallend daaruit argumenten te kunnen halen voor een hoger beroep of zelfs derdenverzet (bv. een in de alarmbelprocedure opgeroepen lasthebber die niet in de categorie van art. 1243 Ger.W. valt).

Het moet immers benadrukt worden dat niet alleen partijen in dit proces-verbaal gehoord worden, maar ook derden.

Partijen (of toekomstige partijen) worden opgeroepen bij toepassing van art. 1243 §1 Ger.W, terwijl derden gehoord worden bij toepassing van art. 1244 §1 Ger.W. Ook die ‘derden’ moeten gerechtigd geacht worden op inzage en afschrift van dit proces-verbaal, al was het maar om de eigen verklaringen daarin te laten verifiëren, en eventueel in het vooruitzicht van een door hen op te starten procedure in derdenverzet.

Een vlotte behandeling van verzoeken tot afschrift van het ‘verslag van bezoek’ (dat in principe een procedurestuk betreft en waarop dus in de regel art. 725 Ger.W. van toepassing is, gelet op art. 721, 3° Ger.W.) is in de praktijk belangrijk om tijdig alle elementen op een rijtje te kunnen zetten en een eventueel hoger beroep (of derdenverzet) sereen te kunnen overwegen.

Gezien de termijnen waarbinnen die rechtsmiddelen dienen aangewend is het ondenkbaar dat bij die aflevering vertraging zou optreden. Wie op een weigering stuit, kan zich wenden tot het parket (gelet op het toezicht op de werking van de griffie (art 403 Ger.W.) Ook een burgerlijke procedure, zo nodig op eenzijdig verzoekschrift en met voorziening van een dwangsom zijn zo nodig te overwegen.

Immers is het voor wie bij dat bezoek aanwezig was (als familielid, vertrouwenspersoon...) soms een hele verbazing naderhand te lezen  wat wel en wat niet in het betreffende proces-verbaal vermeld werd. Ook louter materiële vergissingen die in dergelijk proces-verbaal kunnen voorkomen moeten kunnen worden rechtgezet.

Zo gebeurt het zelfs dat processen - verbaal digitaal per vergissing in het verkeerde dossier ‘geplakt’ worden en dan aanleiding geven tot compleet verkeerde beschikkingen (een voorbeeld daarvan in de beschikking van de plaatsvervangend vrederechter Brugge 1 d.d. 09 02 2016 (zie Law Blog van 06 05 2016 na vonnis in hoger beroep op 28 04 2016).

Opmerking: de onrechtmatige weigering van aflevering van dergelijke stukken door de griffie kan aanleiding geven tot tuchtmaatregelen (na klacht bij het parket) en - in geval daardoor procedure tot gedwongen afgifte voor nodig zou geweest zijn -  tot een Anca-procedure lastens de Belgische Staat.

In verband met bewindvoering zijn die kopies overigens in de regel gratis te bekomen.

De praktijk leert dat advocaten voor het bekomen van zo’n kopies zelden problemen ondervinden.

Wel is het opvallend dat familieleden op bepaalde griffies worden afgescheept in bewoordingen die variëren van onwetendheid  (“ik zal het eens navragen of dat mag”) en onkunde (“er worden geen stukken van het dossier opgestuurd”) tot lichte intimidatie (“waarvoor heeft u dat nodig ?”). Sommige vrederechters laten dit door de griffie enkel afleveren “na een persoonlijk onderhoud”: ook dat heeft veel weg van onaanvaardbare druk.

De griffier heeft op dit punt een persoonlijke verantwoordelijkheid, net omwille van het feit dat de wet in de regel uitdrukkelijk geen enkele machtiging of tussenkomst van de vrederechter voorziet.

Dergelijke praktijken dienen afgekeurd te worden. Zij zijn onwettelijk en werken afschrikkend voor niet-juristen Drempelverhoging en willekeur is onaanvaardbaar in een nochtans bij uitstek menselijke materie.

Noteren we terloops dat er ook klachten voorkomen over professionele bewindvoerders die in de beschikking aangewezen vertrouwenspersonen geen kopie van het aanvangsverslag of jaarlijks verslag sturen (flagrant in strijd met art. 501/2, lid 2 BW) en bepaalde griffies hieraan weigeren te verhelpen door zelf een kopie van het neergelegde verslag aan de vertrouwenspersoon af te leveren.

Vandaar dat alvast een kleine wetsoptimalisatie aangewezen lijkt om in verband met dit type ‘verslag van bezoek’ alle discussie en tijdverlies te vermijden: gewoon een bepaling gelijkaardig aan die van art. 1014 & 949-951 Ger.W. toevoegen aan het slot van art. 1244 §2 Ger.W.

U bent een betrokken familielid en wenst verder uitleg: volg de info-namiddag (link hier).

U bent advocaat en wenst deel te nemen aan mijn OVB-erkende opleiding in verband met bewindvoering: volg het seminarie (link hier).

Voor info en modelformulieren: zie de hoofdpagina van het menu ‘Bewindvoering’ (klik hier).